GRUP ŞİRKETLERDE MUHASEBE VE FİNANS İŞLEYİŞİ ÖZETİ


Gelişmekte olan ve büyüyen orta ölçekli firmalar zaman içinde şubeleri ve firma sayıları arttıkça şirket yöneticileri ister istemez hakimiyeti nasıl sağlayacağım nasıl bir sistem kuracam gibi birçok soruya cevap ararlar

-Sağlıklı bir muhasebe sistemim var mı ?
-Sağlıklı bir finans sistemim var mı ?
-Sağlıklı denetim yapılıyor mu?

İşte çağımızın yeni vebasını bu üç soruya olumlu yanıt verebiliyorsanız atlatmış sayılırsınız yanıt vermeden önce yorumları okursanız daha doğru olacaktır. Dünyamızda yaşanan ekonomik kriz bu sorulara doğru olarak yanıt veremeyenlerin bize armağan ettiğini söyleyebilirim.

İnanın bu konu ile ilgili çok fazla şey yorumlanabilir. Fakat işin özü basitlikten yola çıkarak aşağıdaki iş akışını doğru olarak uygularsak tabi doğru ve bilgili insanlarla fazla bir sıkıntı çekmezsiniz. Fazla bilimsel ve mesleki terimlere girmeden nasıl bir sistem kurabilirim, nasıl denetleyebilirim, cevabından önce şirketinizdeki veya şirketlerinizdeki süreci analiz etmeye çalışalım

1- Şirketiniz veya şirketlerinizde durum aşağıdakilerden mi ibaret.

- Banka ve para akışı çok fazla, Günlük harcama kalemlerimi tahsilatlarımı kontrol edemiyorum, para kaybediyorum
- Muhasebe işlemlerimi günlük yapamıyorum evrak ve işlem sayısı çok fazla bu sebepten muhasebe ve finans birbiriyle uyumlu değil,
- Personel işlemleri yapılırken yapılan tahakkuklar hatalı
- Personel işe alımlarında özlük dosyaları eksik ve yetersiz.
- Dosyalama sistemimiz kötü( Kirli tozlu yırtık pırtık ve aradığını bulamıyorsun)
- Ticari mal hareketleri ile ilgili stoklarım gerçeği yansıtmıyor.
- Dos tabanlı program kullanıyorum.

Bu durumdaki bir işletmenin sağlıklı bir yapısı var demek doğru değildir. Bu durumda yeterli birim oluşturmalı muhasebe, finans, personel, depo gibi buralara kalifiye personel alarak birimleri güçlendirmelisiniz bir ağ sistemi kurmalı ve bütün yazışmalar mail yoluyla yapılarak yapılan işlerden herkes haberdar edilmelidir.( Örnek verecek olursak bir mal siparişi veriyorsanız, malı sipariş eden mail yollarken ilgili kişi depo sorumlusudur bu konuyla ilgili bilgi edinilecek birimleri de mail eklemek zorundayız.) böyle bir durumda hata payı en aza iner zaman kaybınız olmaz. Programınız dos tabanlı ise ve sağlıklı rapor alınamıyorsa windows tabanlı ticari paketi olan program seçmelisiniz.(özellikle ticari hareketi fazla olan firmalar bunu yapmak zorundadırlar)

Ve aşağıdaki iş akışını da günlük ve haftalık , aylık olarak alabiliyor ve denetleyebiliyorsanız sıkıntılarınız asgari seviyede olacaktır. Aşağıdaki iş akışının her biri bir konu bunları zaman içinde izah edicem

1- Günlük İşlemler

- Sabah Günlük tahsilat Raporu oluşturulması ve derlenmesi ve ilgilisine iletilmesi - Sabah Günlük Finans Raporu oluşturulması ve derlenmesi ilgilisine iletilmesi
- Sabah Açık Hesap Raporunun oluşturulması ilgilisine iletilmesi
- Sabah Banka Talimatlarını yapılması veya onaya sunulması.
- Akşam Günlük kasa ve banka işlemlerinin girilmesi, gün sonu kontrolünün yapılması
- Akşam Gider, hizmet, masraf fişi ve faturalarının muhasebeleştirilmesi
- Akşam Tüm faturaların yetkili kişi onayından geçirilmesinden sonra işleme dahil edilmesi

2- Hafta Sonu İşlemleri

- Grup içi ve Tedarikçi firma mutabakatlarının sağlanıp raporun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- Çek takip tablosu oluşturulmalı güncel kılınmalı ve ilgilisine iletilmesi
- Tefat raporunun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- Haftalık Grup içi ve Firma Cari hesaplarının incelenerek Ödeme onayı tablosunun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- Borç Alacak, Eksik Fazla ödeme raporunun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- Şüpheli alacaklar takibi tablosu raporunun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- İş avansları raporunun oluşturulması ve ilgilisine iletilmesi
- Ortaklar cari hesaplar durumu takip tablosu oluşturulmalı ve ilgilisine iletilmeli
- Personel maaş avansları takip tablosu oluşturulmalı ve ilgilisine iletilmeli
- Müşteri mutabakatlarının haftalık takibi, raporunun oluşturulması ve toplantıya hazırlanılması

3- Genel Yapılması Gereken İşlemler

- Tüm gelen hizmet alım ve benzer masraf faturalarının gerçekten Firmaya ait olup olmadığının irdelenmesi
- Gözetiminizde çalışmakta olan personellerin yapmakta olduğu işlemlerin doğruluğunun kontrolü
- İrsaliyeli mal transferi varsa gerekli kayıtların yapılması
- Müşterilerden gelen hizmet bedeli, hak ediş, prim, fiyat farkı vb. faturaların gerçeğe uygunluğun irdelenmesi
- İlgili aya ilişkin tüm giriş ve çıkış faturaların takip eden ayın muayyen tarihte işlemlerinin tamamlanmış olmasını sağlamak
- Aylık stok raporu çekilip ürünlerde bir önceki aylara nispeten fiyat analizi yaparak uçuk değer teşkil eden ürünlerin stok hareketleri irdelenerek varsa hatalı işlemlerin düzeltilmesi
- Analizi tamamlanmış Stok maliyet raporunun hazırlanarak ilgilisine iletilmesi
- Muhtasar beyannamesinin doldurulması ve ilgilisine iletilmesi
- Ay sonu işlemlerinin tamamlanması (ücret ve harcırah bordrolarının tahakkukları amortismanlar faiz tahakkukları vs… yapılması
- Tedarikçi firmalara verilmiş olan teminat mektuplarının sürelerinin takibi, bankalarca alınmış olan iş bu teminat mektuplarına ait komisyonlarının takibi
- Banka işlemlerinde olası alınmış olan masrafların takibi ve ilgilisine bildirilmesi
- Personel zimmet dosyalarının güncel kılınması
- Bütçe toplantısına hazırlanılması, toplantıda alınan notların yayınlanması ve yapılması gereken aksiyonların gerçekleştirilmesi takibi
- Aylık yapılmakta olan finans tablosuna konu raporların derlenerek toplantıya hazırlanılması toplantıda alınan notların yayınlanması ve yapılması gereken aksiyonların gerçekleştirilmesi



Yukarıdaki örnekleri şirketlerin sektörlerine göre farklı olarak uygulanabilir ve çeşitlendirilebilir. Unuttuğum herhangi bir süreç önerilerinizi beklerim, yukarıda yazdıklarım genel anlamda yapılması gereken işlemler biraz detaylandırılmıştır çünkü iç kontrol sürecinin sağlıklı olması için bu gerekli, burada işletme sahiplerinin anlayabileceği bir dilde yazdığıma inanıyorum.

ASMMMO
Serbest Muhasebeci Tahir Aslan